Xtra Appeal File Control (Gestión Documental)
Sistema de administración de documentos que controla todos los aspectos que se requieran para cada documento. Desde su generación, modificaciones, control de cambios, versiones, su organización e integración en expedientes virtuales y hasta su gestión mediante la más avanzada tecnología de workflow orientada a procesos.
Características principales (Qué hace):
Genera la funcionalidad específica que sus proyectos de gestión documental requieren, a la medida de sus necesidades específicas.
Xtra Appeal File Control cuenta con todos los módulos y herramientas necesarias para crear y manejar expedientes electrónicos de última generación abarcando desde la digitalización de documentos en papel, pasando por el manejo de los documentos electrónicos modernos con sello digital, la integración de voz, video e imágenes de alta especialización hasta los documentos y expedientes codificados en XML con sello digital o firma electrónica.
Beneficios (Qué ofrece):
• Digitalización de documentos en papel
Incluye componentes para realizar digitalizaciones de forma amigable y para alto volumen.
o Con soporte para TWAIN, Xerox ISIS, y SANE.
o Generador de fichas de información para cada documento y expediente.
(Dichas fichas pueden registrarse ya sea mediante captura directa o mediante procesos OCR, ICR o IDR).
o El número de campos de captura para las fichas es ilimitado y soportan formatos de fecha, cantidad, moneda,
texto y párrafos.
o Alto nivel de validación.
o Balanceo automático de calidad, tamaño y resolución de imágenes.
o Algoritmos de ecualización de imágenes.
• Administración de documentos y reportes generados por el ERP
Se conecta con su ERP o GRP y demás sistemas actuales para integrar y administrar todos los documentos y
reportes que sean emitidos por dichos sistemas.
Organiza, resguarda y administra todos sus documentos transaccionales (órdenes de compra, requisiciones, facturas, entradas y salidas de almacén) y sus evidencias como firma calígrafa o electrónica.
Además, puede integrar a este “Repositorio Electrónico”, reportes de ventas, de comisiones, de cobranza, de compras, de producción, de evaluación y cierres contables entre otros.
Documentos de escritorio. Todos los documentos generados en computadoras de escritorios y laptops, tales como documentos de MS Office o documentos generados por aplicaciones especializadas, quedarán resguardados y organizados. Sin posibilidad de que alguien genere documentos y copias no autorizadas o que no estén completamente controladas.
Formas electrónicas. Xtra Appeal File Control maneja XML de forma nativa, incluyendo avanzados componentes de transformación del XML a su representación gráfica vectorial por lo que no es necesario generar y almacenar representaciones gráficas en PDF o en imágenes. Lo cual, reduce a más de la mitad el espacio requerido de sus equipos de almacenamiento así como el requerimiento de ancho de banda de su red. Además de la factura electrónica, Xtra Appeal File Control le permite manejar cualquier formato electrónico con y sin firma electrónica como por ejemplo: órdenes de compra, contratos mercantiles, pedimentos aduanales, recibos de nómina, entre otros.
• Poder Funcional
Xtra Appeal File Control sólo se limita por su visión e imaginación, ya que cuenta con las herramientas necesarias para desarrollar un sistema justo a la medida de sus necesidades. De inicio, ofrece la funcionalidad estándar, para realizar procesos de digitalización, integración de expedientes, motor de búsquedas, y gestión general de documentos.
Motor avanzado de búsqueda. Sólo basta con teclear una o varias palabras para lanzar la búsqueda de cualquier expediente o documento. Para abrir expedientes virtuales que contienen todos los elementos del asunto en cuestión. De acuerdo a permisos de acceso definidos.
Acceso desde la web. Los usuarios remotos podrán acceder vía web sin perder la funcionalidad y seguridad con la que cuentan los usuarios locales.
Workflow. Xtra Appeal File Control ofrece además, los más avanzados componentes para el proceso y gestión de asuntos. Este gran reto es enfrentado mediante componentes tecnológicos, cuyo diseño y funcionalidad refleja los más de 20 años de experiencia que sus diseñadores han obtenido de múltiples proyectos a los más altos niveles de la gestión pública y corporativa, logrando la mejor combinación de poder, seguridad y simplicidad.
• Seguridad y Confidencialidad
Xtra Appeal File Control cuenta con los más altos estándares de seguridad los cuales cubren cualquier requerimiento de confidencialidad e integridad.
Seguridad más allá del servidor. Xtra Appeal File Control garantiza la confidencialidad e integridad de sus documentos tanto en las computadoras personales como en las laptops de sus usuarios ya sean locales o remotos.
Distribución segura. La transmisión y recepción de documentos y expedientes electrónicos es resuelta por los componentes de distribución de Xtra Appeal File Control proporcionando:
• Transmisiones completamente automatizadas.
• Transmisiones directas con sus contrapartes sin intervención de intermediarios.
• Seguridad y confidencialidad total de su información.
• Impresión segura.
• Bitácoras y alarmas.
• Visualización segura; local y remota.
Diferenciadores (Ventaja Competitiva):
• Rapidez y control de su proyecto
Con Xtra Appeal File Control, usted controlará sus proyectos en tiempo récord.
Control. Xtra Appeal File Control ofrece herramientas avanzadas, para la diagramación, diseño y desarrollo de procesos de gestión documental, mediante las cuales personal altamente capacitado podrá controlar sus proyectos.
Rapidez. Las herramientas de desarrollo de Xtra Appeal File Control están consideradas dentro de las más rápidas del mundo, y en combinación con nuestra exclusiva metodología de diseño-desarrollo, constituyen la opción más rápida y eficiente, para generar los resultados deseados.
• Niveles tecnológicos
Tecnología de nueva generación: A diferencia de las aplicaciones tradicionales construidas sobre una base de datos, XtraAppeal File Control está construido con una tecnología moderna y orientada al manejo de documentos, integrando expedientes electrónicos codificados en forma nativa en XML (el lenguaje universal para servicios web). Para garantizar la integridad, autoría y confidencialidad que sus gestiones requieran, Xtra Appeal File Control le proporcionará los más altos estándares de seguridad gracias a su exclusivo diseño y arquitectura que aísla a sus documentos y expedientes para que no sean expuestos a los ambientes vulnerables. Además, Xtra Appeal File Control cuenta con todos los componentes necesarios para el manejo de la firma electrónica y sello digital apegado al estándar PKI (Infraestructura de Llave Pública). En cuanto a la gestión de asuntos y documentos, Xtra Appeal File Control cuenta con avanzadas herramientas de diseño y desarrollo de aplicaciones de gestión orientadas a procesos basadas en tecnologías BPM (Modelado de Procesos de Negocios) y SOA (Arquitectura Orientada a Servicios).
Solución complementaria e inocua: XtraAppeal File Control es una solución que complementa la infraestructura actual de su empresa, respetando, conviviendo y acoplándose a las aplicaciones existentes sin invadirlas ni modificarlas.
Soluciones desarrolladas
• Gestión de Contratos y asuntos legales
• Control Presupuestal Orientado a Resultados
• Evaluación del Desempeño
• Gestión de Autorizaciones
• Gestión de compras
• Administración del conocimiento
• Administración de Justicia
• Gestión de gastos y viáticos
• Gestión de Vacaciones
• Biblioteca Digital
• Gestión de ventas
• Gestión de cobranza
• Gestión de la Innovación
• Expediente de Recursos Humanos
• Expediente de Siniestros
• GRP
• Expediente Clínico
• Expediente Académico
• Factura electrónica (emisión y recepción)
• Apertura rápida de empresas
XtraAppeal File Control es la solución total en sistemas de gestión documental con la cual obtendrá el mayor poder funcional a la medida y en el menor tiempo.
ATENCIÓN A ALIADOS Y CANALES DE DISTRIBUCIÓN